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讯博软件在上海雷允上药品连锁的应用
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整理日期:2006-2-18 0:00:00
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随着医药流通体制、医药卫生体制和医疗保障制度改革的深入发展，处方药与非处方药分类管理的全面推行和定点药店的实施，药品零售业已成为医药行业极为重要的组成部分。在国内医药市场持续稳定增长和不断开放的条件下，药品连锁经营业在迅速发展的同时也面临着日益激烈的竞争，上海雷允上药业有限公司把握时机，积极应对市场挑战，并通过现代科技与传统商业的完美结合不断提升公司的整体实力，在公司的下属连锁经营企业--上海雷允上药品连锁经营公司的计算机管理方面也进行了不断的提高和完善。
上海雷允上药品连锁经营公司成立时延用了总公司自己开发的老系统，在公司规模不断扩大、业务管理不断规范的情况下，老系统无法满足药品连锁经营需要的缺点就严重暴露出来了。2001年5月雷允上与讯博软件合作，着手进行雷允上药品连锁零售管理信息系统的建设。旨在通过先进的算机技术，融入企业特有的管理内涵，建立科学高效的、符合药品连锁零售企业特点的管理模式，提高企业的效率和能力，从而提升市场竞争力。上海雷允上药品连锁经营有限公司药品连锁零售管理系统的建设，标志着雷允上公司在信息化建设方面又迈上了一个新的台阶。
充分准备
药品连锁经营在我国是近一两年内才蓬勃发展起来的产业，各个药品零售连锁企业都处在同一起跑上，因此在经营管理及信息技术应用方面还没有成熟的可供借鉴的经验。国内不少企业信息化失败的例子提醒我们，在系统设计开发之前，对连锁经营业的特点、管理要求、政策规范等内容进行全面的总结、理解，以作出充足的准备是非常必要的。
药品连锁经营相对于批发生产企业来说，经营的商品品种多、数量少、服务对象多、交易发生频率高；供应商多、价格波动大；而它相对于一般的商店或超市来说，因为药品的特殊属性，其销售、储运规范是非常严格的，必须遵循国家药监局的GSP规定；另外，连锁企业通常拥有的门店数量较多，信息量大，但由于数量多，各个信息点的基础信息设施配置较低。这些特点形成了信息系统建设过程中的难点问题。
从各个职能部门的管理需求来看，总部关心的问题会是：库存结构、库存数量是否合理？资金使用是否控制得当？什么药品畅销或者滞销商品？配送中心会关心：GSP管理是否严格执行？怎么才能高效的出入库和运输？零售商店又会关心：今天的库存是否能够保证销售？何时该要货了？要多少？中药销售（包括特殊销售情况）怎么办？而信息部门关心的则是：数据交换是否及时？信息是否安全？
因此，雷允上在项目启动初期就开始了全面细致的调研和分析工作，理清了各个业务部门职能权限，优化了业务流程，在系统设计时充分考虑到行业特点，确定了解决难点问题的方案，使系统真正满足企业所需，以管理先进、符合规范、合理可行为目标，使雷允上连锁经营公司提高效率、降低成本，减少差错、规范执行GSP规定。
总体规划
雷允上连锁零售管理系统强调以全新的管理理念为指导、以信息流为核心、简化操作的总体设计思想，结合公司实际运作情况，对整个业务操作流程进行设计和改造，充分体现管理先进和合理可行的原则。同时，在软件设计方面也采用模块化方式，具有较强的扩延性。
根据这个原则设计和实现的雷允上连锁零售管理系统是一套建立在广域网基础上的管理系统。其网络通讯系统采用了两种通讯方式，位于中山西路的配送中心与位于旺角广场公司总部之间采用128KDDN专线连接，进行实时的数据双向传送；总部与各连锁门店之间采用Internet公网连接，通过e-mail进行数据信息的定时双向传送。数据库管理系统采用了大型关系统型数据库ORACLE 8。其业务管理系统包括：门店管理、采购和库存管理、配送中心管理、总部管理、质量管理和财务处理六大子系统，涵盖了雷允上药品连锁经营公司总部、配送中心和连锁门店涉及的所有业务处理和管理流程，主要的功能模块有各类查询、基本信息管理、采购系统、销售管理、库存管理、结算系统、统计分析、GSP管理、仓储管理、系统维护等，实现了集中采购和统一配送，降低了采购、配送和库存成本，通过总部对连锁门店的有效调控，加快门店药品和资金的周转，实现高效的业务管理能力、良好的整体协作能力、快速的市场反应能力及管理决策能力。
分步实施
信息系统的完成在总体规划完成之后，在具体实施时，也有一个分步实现，逐步调整的过程。根据雷允上连锁经营公司的实际需求情况，进行各子系统的建设工作。
1．总部管理子系统基本资料管理，包括客户字典、商品字典、供应商字典的维护，物价科的物价管理和维护；销售数据的汇总和查询，总经理查询等。
2．采购和库存管理子系统根据各门店的需求情况，进行药品集中采购，审核供应商，与供应商签定采购合同，下达采购指令。库存管理部门随时平衡库存，保证销售商品的满足率和减少滞销商品。
3．配送中心管理子系统负责药品的收发和运输。按照采购订单进行验收进仓，按照要货单出库复核，及时把货物运送给门店。进行仓库库存的盘点、报损报溢、隔离等，以及组配和派车运输。
4．门店管理子系统处理门店的各种销售，记录每笔销售所涉及的处方、金额、折扣、时间、客户资料等信息，每天定时将这些数据发给总部，实施一系列销售控制，如价格控制、促销控制等，并提供销售情况和毛利分析以及业绩考核。
5．质量管理子系统根据GSP管理的要求，结合企业自身的特点，在验收、检验、养护、质量监控(销退、采退、报损、不合格品去向)等方面强化业务管理的力度，并从业务中抽取GSP管理所要求的报表，严格执行经营质量管理规定。
6．财务处理子系统销售结算、发票的审核；采购发票核销补差，业务数据记商品帐等。
效果分析
系统实施前：
拍脑袋管理，随意性大、经常出错，导致许多管理处于失控状态；
库存结构不合理，有缺货现象，但有些商品周转很慢；
常有零星采购，价格无法优惠，采购资金难以控制；
……
系统实施后：
以采购管理子系统为例，雷允上连锁公司的计算机管理系统满足了正常业务经营的要求，而且把企业管理现代化水平提高到一个新的高度。比如，在采购环节中通过对进价、进货渠道的管理，不但实现了对采购成本的控制，而且按照GSP要求实现了对供应商的管理；通过采购需求单的应用，不但控制库存数量，降低了库存资金的占用，而且使库存结构趋向合理；通过系统提供的发票和进仓单多对多勾销，解决了应付款中单据难以配对的老大难问题；系统自动生成采购补差单的功能，使财务手工成本账可采用移动加权平均法利用计算机自动生成电脑成本账；在发票付款功能中，可以查询该商品当前库存情况来指导付款，加强了代销商品付款管理，软件设计由于可以查询一张发票多次付款的明细，加强了公司的资金管理；另外，统一的牌价卡打印，有利于雷允上连锁公司推行“七统一”，加强零售价格管理，提高企业管理现代化水平。
实施心得
上海雷允上药品连锁经营有限公司的连锁零售管理系统自去年5月启动后，目前已取得了较好的开发成果，总结一下开发实施过程，可以发现项目的顺利进行需要以下几方面的保证。
1.领导的充分重视
计算机管理系统的顺利开发和成功运行，与公司领导层对信息系统的高度重视和各级职能管理部门的领导和管理人员的大力支持与密切配合是分不开的。雷允上连锁零售系统在公司总经理的关心下，总公司对应管理部门的协调指导以及各业务部门的配合下，系统开发进度稳步推进，特别是公司领导给电脑部以足够的支持，加强人力，并与软件保持经常性的沟通，使项目推进取得了良好的效果。
2．严格的项目管理
严格的项目管理包括人员的管理、开发质量的管理、开发进度的管理。在雷允上连锁零售系统的开发过程中，我们坚持需求分析和系统设计无重大失误，开发进度控制掌握得当，人员安排妥当，与软件商沟通及时，文档资料准确到位，项目管理的各个环节严格执行。
3．必要的人员培训
软件系统的价值在于应用。为了保证系统今后的良好运行，雷允上公司注意培养高层次的网络管理人员，以保证网络安全运行；注意培养高素质的应用维护人员，以利于应用软件的维护。目前雷允上药品连锁经营公司正在逐步培养起一支信息技术骨干队伍，以利于今后信息系统的不断完善和发展。
总而言之，雷允上连锁零售管理系统的开发，为雷允上下属其它分公司的信息系统的建设提供了许多可借鉴的经验，但系统还有一个逐步改进和完善的过程，我们期盼通过整个连锁零售管理系统的实施，实现雷允上连锁公司管理上丰收、人力上精简、效率上提高，使公司的企业现代化管理迈上新的台阶，重塑“雷允上”完美的连锁经营品牌！
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